Có thể bạn chưa biết: Cách xây dựng kế hoạch tổ chức tốt nhất

Để tổ chức được một sự kiện thành công, chúng ta luôn phải xây dựng nên một bản kế hoạch vô cùng tỉ mỉ, chi tiết và cụ thểThành bại của kế hoạch luôn chịu ảnh hưởng to lớn của yếu tố bản kế hoạch

Muốn có được 70% sự thành công,g trước hết bạn phải xây dựng một bản kế hoạch thật tốtNhờ hơn 10 năm hoạt động, bằng một vốn kinh nghiệm hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện

Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích

Công việc tiếp theo có yếu tố rất quan trọng tiếp theo giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện mà bạn muốn thực hiện.Mục tiêu: hơn 400 người sử dụng thử sản phẩm.

2. Những ai là đối tượng của sự kiện?

Đây là bước quan trọng nhằm  làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.

3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?

Hơn nữa thông điệp truyền thông sẽ là thứ theo sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến suốt vòng đời cuối cùng của nó

4.       Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện

Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnViệc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.

5.    Lập chương trình tổ chức sự kiện

Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào các vấn đề chính của sự kiện được đề cập ở những phần trên.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.

6.     Vấn đề truyền thông cho sự kiện

Truyền thông giúp thu hút lượng người tham gia, đồng thời lan giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Xây dựng ngân sách

Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Trong trường hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện uy tín – Mách bạn kỹ năng giúp lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện khánh thành – Bật mí cách tạo ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

>>> Xem thêm: tổ chức lễ khởi công công trình – Tổ chức sự kiện nghĩa là gì?

No Responses

Write a response